درباره اتوماسیون اداری دانشگاه

اتوماسیون اداری دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شهید صدوقی یزد در سال 1383 در مرکز بهداشت استان یزد راه اندازی و تا پایان سال 1391 قریب به 90% از واحدهای تابعه دانشگاه شامل سازمان مرکزی، بیمارستان های دولتی،شبکه های بهداشت و درمان، دانشکده های پزشکی،پرستاری و پیراپزشکی ،پردیس بین الملل و مراکز تحقیقاتی به این سامانه متصل شده اند و راه اندازی سایر مراکز در دست اقدام می باشد.

دستاورد های به کارگیری اتوماسیون اداری

  • اﻣﮑﺎن اﻧﺠﺎم ﮐﺎرﻫﺎي اداري در ﺧﺎرج از ﻣﺤﻞ ﮐﺎر و در ﻫﺮ زﻣﺎن ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان و ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن.
  • ﮐﺎﻫﺶ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎي ﻣﻮازي ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﮑﺜﯿﺮ ﺑﯽ ﻣﻮرد ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت، ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاري ﺳﻮاﺑﻖ در ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺤل و..
  • ﻧﮕﻬﺪاري جزییات ﺳﻮاﺑﻖ مکاتبات در ﺣﺠﻢ ﮐﻤﺘﺮ
  •  اﯾﻤﻨﯽ ﺑﺎﻻ.
  • ﻣﺮاﺟﻌﻪ آﺳﺎن ﺑﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت در ﻫﺮ زﻣﺎن و ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺣﻀﻮر ﻣﺴﺌﻮل دﺑﯿﺮﺧﺎﻧﻪ ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﯾﺎ دﻓﺘﺮ.
  • ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎي ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﻫﻤﺮاه ﻧﻤﻮدارﻫﺎي ﻣﺘﻌﺪد.
  • ﻣﺤﻮل ﮐﺮدن ﺑﺨﺶ زﯾﺎدي از ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎي ﻣﺴﺌﻮﻻن دﻓﺘﺮﻫﺎ، ﻣﻨﺸﯽ ﻫﺎ، بایگانها ﺑﻪ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻧﺮم اﻓﺰاري.
  • اﻣﮑﺎن ﭘﯿﮕﯿﺮي ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه ﮐﺎرﻫﺎ در ﻫﺮ ﻣﮑﺎن و ﻫﺮ زﻣﺎن و اﻃﻼع از اﻣﻮر ﻣﻌﻮق و ﺗﺎﺧﯿﺮ ﺷﺪه.
  • اﻋﻤﺎل ﮐﻨﺘﺮل ﺑﯿﺸﺘﺮ در ﻧﻘﻞ و اﻧﺘﻘﺎل ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت بر اساس سلسله مراتب و اﻃﻼﻋﺎت ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪي ﺷﺪه.
  • دﻗﺖ در اﻧﺠﺎم ﻋﻤﻠﯿﺎت و ﺛﺒﺖ ﺗﻤﺎم اﻣﻮر(Log)
  • ردﯾﺎﺑﯽ اﻣﻮر و ﭘﯿﮕﯿﺮي ﺑﻪ ﻣﻮﻗﻊ ﻣﺮاﺣﻞ ﮐﺎر.
  • ﺳﻬﻮﻟﺖ و ﺳﺮﻋﺖ در ﮔﺮدش ﻋﻤﻠﯿﺎت.

اتوماسيون اداري يا سيستم مديريت گردش مكاتبات

واژه اتوماسيون اداري كه در واقع بجاي سيستم مديريت گردش الكترونيكي مكاتبات در ايران مصطلح شده است به سيستمی اطلاق می شود که در آن ثبت و گردش کليه مکاتبات سازمـان بصورت الکترونيــکی و بی نياز از کاغذ (Paperless) انجام میشـود. دراين سيستـم نامـــه ها و اسناد به روش الکترونيکی ثبت و آرشيــو شده  و بمنظور اجرای فرآيندهـای سازمـانی گردش خواهد كرد.

سير تحولي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري

نسل اول:

 مكانيزه كردن دفاتر انديكاتور، نگهداري مشخصات نامه‌ها، امكان جستجو بر روي مشخصات ثبت شده

نسل دوم:

ايجاد کارتابل الکترونيکي و فراهم کردن گردش الکترونيکي نامه‌ها، نگهداري محتواي نامهها،  ايجاد کارتابل الکترونيکي،  پاراف الکترونيکي،  امکان رديابي نامه و پيگيري اقدامات انجام شده روي نامهها،  امکان جستجو و گزارشگيري از اطلاعات ثبت شده،  سيستم جزيرهاي و فاقد امکان ارتباط با سيستمهاي ديگر

نسل سوم:

ايجاد بستر مناسب براي گردش کليه اسناد، مکاتبات، فرمها و فرآيندها.